Se realizan visitas técnicas a cada una de las Secretarías, Unidades, Áreas y Oficinas que producen información y cuentan con Archivos de Oficina o de Gestión o archivos que se encuentran listos para ser entregados en transferencias primaria al Archivo Central, con el objetivo de aplicar la lista de chequeo de inspección previa para transferencias primarias, en la que se verifican elementos como creación de carpetas para los archivos, marcación de portadas de archivos de gestión y de carpetas de apoyo, ordenación, foliación, realización de hojas de control de documentos, marcación de unidades de conservación, carpetas, cajas, archivadores, elaboración del Inventario Documental, control de préstamo de los documentos de archivo entre las Áreas productoras.
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- Técnico Operativo |
- lista de chequeo de inspección previa para transferencias primarias
- portada legajos o carpetas de archivo
- portadas documentos de apoyo
- hoja de control para documentos de archivo
- hoja de control para historias laborales
- formato único de inventario documental
- control de préstamo de documentos oficinas productoras
- caratula para marcar cajas de archivo
- Lista de chequeo de Inspección previa para transferencias primarias diligenciada.
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Se visita cada una de las oficinas productoras de información para verificar en los archivos, la conformación de expedientes, acude a indagar inicialmente en los archivadores físicos que posee la oficina, observa las carpetas creadas, verifica que se encuentren con caratulas debidamente marcadas, los documentos debidamente archivados en orden lógico y como se dan los proceso, que exista proceso de foliación, que se estén realizando las respectivas hojas de control de documentos y que exista el Formato Único de Inventario Documental, si algunos archivos se encuentran en formato digital, de esta forma serán revisados, a la par, se irán registrando las observaciones en la lista de chequeo, y se tomaran evidencias fotográficas de los hallazgos. De no encontrarse hallazgos, el proceso será favorable de lo contrario, se dejara un plan de Mejoramiento. |
